Datenschutzerklärung

2. Hosting und Server-Logdateien

Die Webseite und die dazugehörige E-Mail-Infrastruktur werden bei alwaysdata (ALWAYSDATA SARL, Frankreich) betrieben. Zur Bereitstellung der Seite sowie zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen werden bei Seitenaufrufen technische Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer (sofern übermittelt) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem gehören.

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Webseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Internetauftritt). Die Aufbewahrung der vom Hoster erzeugten Logdateien richtet sich nach dessen für unser Hostingkonto geltenden Protokoll- und Löschregelungen.

3. Kontaktaufnahme über das Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular verwenden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, einen gegebenenfalls angegebenen Betreff und den Inhalt Ihrer Nachricht. Diese Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage zuzuordnen, zu beantworten und gegebenenfalls vorvertragliche Maßnahmen einzuleiten. Die Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet. Ohne die Pflichtangaben ist eine Bearbeitung über das Formular nicht möglich.

Die Daten werden serverseitig über eine authentifizierte, TLS-verschlüsselte SMTP-Verbindung mittels PHPMailer versendet. Als technische Versandadresse dient rechnung@dillhardt-ing.de; die Nachricht wird an unser Postfach info@dillhardt-ing.de zugestellt. Ihre eigene E-Mail-Adresse wird in der Nachricht zur späteren Kontaktaufnahme aufgeführt. Das Formular ermöglicht keinen Datei-Upload.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung eingehender Anfragen). Die Bestätigung der Datenschutzhinweise im Formular dokumentiert deren Kenntnisnahme; sie ist keine gesonderte Einwilligung in eine darüber hinausgehende Datenverarbeitung.

Anfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und etwaige Anschlusskommunikation nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

4. Technischer Schutz des Kontaktformulars vor Missbrauch

Zur Vermeidung automatisierter und mehrfacher Nachrichten setzen wir eigene Schutzmechanismen ohne externen CAPTCHA-Dienst ein:

• Signiertes Formular-Token: Beim Öffnen des Kontaktformulars wird ein zeitlich begrenztes, kryptografisch signiertes Token bereitgestellt. Das System prüft, ob zwischen Bereitstellung und Absenden mindestens drei Sekunden und höchstens eine Stunde liegen. Das Token erfordert kein Cookie.
• Honeypot: Ein für normale Besucher verborgenes Formularfeld hilft, einfache automatisierte Eingaben zu erkennen.
• Rate-Limiting: Die Zahl der Übermittlungen wird anhand eines mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwerts der IP-Adresse begrenzt (maximal fünf innerhalb von 15 Minuten und 20 innerhalb von 24 Stunden).
• Duplikaterkennung: Ein kryptografischer Prüfwert aus E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht dient dazu, identische Anfragen innerhalb von 30 Minuten zu erkennen, ohne den vollständigen Nachrichtentext in den Schutzdateien zu speichern.
• Sicherheitsprotokoll: Es werden Zeitpunkt und Ereignistyp, beispielsweise erfolgreicher Versand, erkannte Wiederholung oder zurückgewiesene Anfrage, protokolliert. Bei technischen Fehlern können zusätzliche Fehlermeldungen erfasst werden. Die vollständigen Formulareingaben werden nicht eigens in diesem Sicherheitsprotokoll gespeichert.

Die Schutzmechanismen dienen der Missbrauchsvermeidung und der Sicherstellung des Formularbetriebs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Verfügbarkeit und Sicherheit unseres Kontaktangebots). Abhängig vom Prüfergebnis kann eine Nachricht zurückgewiesen oder bei einer erkannten Wiederholung nicht noch einmal verschickt werden.

Speicherung der technischen Schutzdateien: Die zeitliche Wirksamkeit des Rate-Limits (bis zu 24 Stunden) und der Duplikatprüfung (30 Minuten) ist nicht mit der tatsächlichen Dateilöschung gleichzusetzen. Die hierfür erzeugten pseudonymisierten Schutzdateien sowie das Ereignisprotokoll werden derzeit bis zur manuellen Bereinigung auf dem Server aufbewahrt; eine automatische Löschung ist noch nicht eingerichtet.

5. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns direkt per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die Absender- und Empfängeradressen, Kommunikations- und Zeitangaben sowie den Inhalt und gegebenenfalls mitgesendete Anlagen zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Soweit geschäftliche Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bitte senden Sie uns keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten über das allgemeine Kontaktformular. Für vertrauliche Unterlagen kann im Einzelfall ein geeigneter Übermittlungsweg abgestimmt werden.

6. Cookies, Analyse und externe Inhalte

Die hier beschriebenen öffentlichen Informationsseiten und das Kontaktformular verwenden nach ihrer derzeitigen technischen Ausgestaltung keine Werbe- oder Analyse-Cookies und binden keine externen Trackingdienste oder Web-Schriftarten ein. Technische Zugriffsstatistiken können vom Hoster auf Grundlage seiner Server-Logdateien erstellt werden.

Sofern unter derselben Domain weitere, zugangsbeschränkte Anwendungen betrieben werden, können dort technisch erforderliche Sitzungs-Cookies und ergänzende Verarbeitungsvorgänge zum Einsatz kommen; diese sind nicht Gegenstand der vorliegenden Beschreibung der öffentlichen Informationsseiten.

Beim Anklicken eines externen Links verlassen Sie gegebenenfalls unsere Webseite. Für die Datenverarbeitung auf der verlinkten Seite ist der jeweilige Betreiber verantwortlich.

7. Empfänger und Übermittlungen

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit dies zur Durchführung der beschriebenen Vorgänge erforderlich ist, insbesondere durch unseren Hosting- und E-Mail-Dienstleister alwaysdata. Dienstleister werden, soweit rechtlich erforderlich, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Eine gezielte Weitergabe der über das Kontaktformular übermittelten Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union ist für die beschriebene Verarbeitung nicht vorgesehen. Bei einer direkten E-Mail-Kommunikation können jedoch abhängig von den beteiligten E-Mail-Anbietern weitere technische Übertragungswege und Dienstleister beteiligt sein.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Für E-Mail-Korrespondenz richtet sich die Frist nach der Art der Anfrage und etwaigen gesetzlichen Pflichten. Die technischen Sicherheitsdaten des Kontaktformulars werden derzeit wie in Abschnitt 4 beschrieben verwaltet. Für Server-Logdateien gelten die Einstellungen des Hosters.

9. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu bitte an info@dillhardt-ing.de.

Außerdem können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die verarbeiteten Daten zu schützen. Hierzu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung der Webseite mittels HTTPS, die SMTP-Übertragung über TLS sowie Zugangsbeschränkungen für interne Konfigurations- und Sicherheitsdateien. Ein absoluter Schutz bei der Datenübertragung im Internet kann nicht garantiert werden.